keeeper sp. z o.o. bezwzględnie stosuje politykę zerowej tolerancji wobec wszelkich działań mających znamiona korupcji. Jako odpowiedzialna oraz godna zaufania Spółka chcemy aktywnie uczestniczyć w budowie zaufania naszego otoczenia biznesowego. Polityka zerowej tolerancji dla korupcji dotyczy wszystkich pracowników Spółki jej współpracowników jak również partnerów biznesowych naszej firmy.
Odpowiedzialnym za przejęcie oraz wdrożenie i kreowanie kultury organizacyjnej, w której korupcja nie będzie miała najmniejszej szansy zaistnienia oraz będzie zjawiskiem nieakceptowalnym pod żadną postacią, jest kadra zarządzająca keeeper sp. z o.o.
Polityka Antykorupcyjna powinna być szeroko komunikowana i propagowana wśród pracowników oraz partnerów biznesowych w celu zapewnienia jej właściwego zrozumienia, wdrożenia oraz przestrzegania.
Celem Polityki Antykorupcyjnej jest ustalenie jednolitych zasad postępowania wszystkich pracowników, partnerów handlowych i podmiotów pozostających w relacjach gospodarczych ze Spółką. Polityka Antykorupcyjna ma za zadanie zapobieganie i przeciwdziałanie nadużyciom dokonywanym na szkodę Spółki, a przypadku ich wykrycia ustala jednolite zasady postępowania. Celem procedury jest również zapewnienie transparentności działań Spółki względem partnerów w otoczeniu biznesowym.
Naszym obowiązkiem jest stworzenie bezpiecznego otoczenia rynkowego oraz podjęcie działań mających na celu zapobieganie wszelkim formom korupcji.
Polityka Antykorupcyjna powinna zostać zakomunikowana do wszystkich interesariuszy firmy keeeper sp. z o.o. (m.in. klientów, dostawców, przedstawicieli, podwykonawców oraz innych partnerów biznesowych).
Definicja korupcji lub płatnej protekcji
Korupcją jest żądanie, proponowanie, wręczanie lub przyjmowanie, bezpośrednio lub pośrednio, łapówki lub jakiejkolwiek innej nienależnej korzyści czy obietnicy korzyści, która to wypacza prawidłowe wykonywanie jakiegokolwiek obowiązku lub zachowanie wymagane od osoby otrzymującej łapówkę, nienależną korzyść lub jej obietnicę. Przestępstwa o charakterze korupcyjnym są zdefiniowane w Kodeksie Karnym jako działania wyczerpujące znamiona przestępstw określonych w art. 229, 230 oraz 230a tegoż kodeksu.
Przez inne nadużycia gospodarcze należy rozumieć działania niestanowiące działań korupcyjnych, niemniej jednak stojące w sprzeczności z zasadą uczciwej konkurencji lub dobrych obyczajów kupieckich, które stanowią przestępstwa lub wykroczenia związane z obrotem gospodarczym.
W świetle Polityki Antykorupcyjnej korupcja to w szczególności przekupstwo oraz legalizowanie dochodów pochodzących z tych praktyk.
Przekupstwo to oferta, obietnica lub wręczenie (forma aktywna), nagabywanie, wymuszanie, zgoda na otrzymanie łapówki, tj. sprzedajność (forma pasywna) w jakiejkolwiek formie, o jakiejkolwiek wartości, która może zostać uznana za przypadek nakłaniania do przekupstwa (aktywnego bądź pasywnego), co jest sprzeczne z przyjętymi zasadami postępowania, jest nielegalne, nosi znamiona korupcji oraz jest nieetyczne i narusza prawo.
Płatną protekcją/handlem wpływami jest powoływanie się na wpływy w instytucji dysponującej środkami publicznymi albo wywołanie przekonania lub utwierdzenie innej osoby w przekonaniu o istnieniu takich wpływów, proponując (aktywna płatna protekcja) lub szukając (bierna płatna protekcja) pośrednictwa w załatwieniu sprawy w zamian za korzyść majątkową lub osobistą (np. załatwienie pracy, kontraktu, wsparcie finansowe) albo jej obietnicę.
Zasady Polityki Antykorupcyjnej
Działamy sprawiedliwie, uczciwie, honorowo oraz staramy się postępować w sposób nowoczesny, dynamiczny i przyjazny. Dbamy o otwartość i transparentność naszych działań. Dzięki takiej postawie całe nasze otoczenie biznesowe w szczególności zarówno nasi klienci jak i dostawcy postrzegają nas jako Firmę odpowiedzialną i godną zaufania.
Postępujemy zgodnie z obowiązującym prawem. keeeper sp. z o.o. przyjmuje politykę zerowej tolerancji dla korupcji i płatnej protekcji we wszystkich aspektach swojej działalności.
Zgodnie z przyjętą Polityką poniższe działania są zawsze i pod każdą postacią zabronione, niezależnie od tego czy są to działania pośrednie czy bezpośrednie zarówno w naszej firmie jak i w relacjach z jego interesariuszami:
- przekupstwo,
- wymuszanie lub nakłanianie,
- płatna protekcja,
- legalizowanie dochodów pochodzących z działań korupcyjnych.
Osoba, która zgłosi podejrzenie nadużycia lub odmówi udziału w procederze korupcji czy płatnej protekcji nie spotka się z negatywnymi skutkami swojej decyzji.
Zgodność z obowiązującym prawem oraz konwencjami międzynarodowymi
W większości krajów akt przekupstwa lub jego próba są traktowane jak przestępstwo, za którego popełnienie grożą istotne sankcje karne w postaci kar pieniężnych lub więzienia, stosowane zarówno wobec firm jak i pracowników.
Niektóre z tych przepisów to akty międzynarodowe o uniwersalnym zasięgu, których celem jest walka z przekupstwem i korupcją (np. Konwencja OECD o zwalczaniu przekupstwa zagranicznych funkcjonariuszy publicznych w międzynarodowych transakcjach handlowych, Konwencja Narodów Zjednoczonych przeciwko korupcji).
Obszary ryzyka korupcyjnego (zagrożenia korupcją)
Uzasadnione podarunki i zaproszenia (posiłki, imprezy, rozrywka) mogą wesprzeć proces zawierania,
podtrzymywania oraz rozwijania istotnych relacji biznesowych.
Intencją keeeper jest, aby jej pracownicy nie czuli się w takich sytuacjach narażeni na zarzuty podtrzymywania relacji biznesowych poprzez stosowanie zachowań niezgodnych z obowiązującymi normami i przepisami. Dawanie lub otrzymywanie podarunków w sposób uznawany za niewłaściwy może narazić zarówno naszych pracowników jak i Firmę na oskarżenia o naruszenie przepisów prawa w zakresie korupcji.
W związku z powyższym, zanim przyjmiesz podarunek lub też zanim go komuś zaproponujesz, powinieneś upewnić się, że Twoje działanie jest zgodne z zasadami przyjętymi w keeeper sp. z o.o.
Poniżej przykłady działań, które uznajemy za nieakceptowalne:
- przekazanie, obietnica przekazania, oferowanie lub nakłanianie do gratyfikacji pod postacią zapłaty, podarunku, wyjazdu, zaproszenia, czy innej korzyści w celu osiągnięcia określonej korzyści biznesowej lub w podziękowaniu za osiągnięcie korzyści biznesowej,
- przekazanie, obietnica przekazania, oferowanie gratyfikacji pod postacią zapłaty, podarunku, wyjazdu, zaproszenia (posiłki, imprezy, rozrywka), czy innej korzyści urzędnikowi państwowemu lub pośrednikowi celem usprawnienia lub przyspieszenia przebiegu rutynowych procedur,
- obietnica zapłaty lub przyjęcie zapłaty od osób trzecich w przypadku, gdy podejrzewasz lub masz pewność, że oczekują one w zamian określonych korzyści biznesowych,
- przyjęcie podarunku, wyjazdu, zaproszenia (posiłki, imprezy, rozrywka) czy innej korzyści lub też obietnica ich otrzymania od osób trzecich.
Nie przyjmujemy i nie wręczamy łapówek (gratyfikacji finansowych). Tego typu gratyfikacje to zwykle kwoty pieniężne, które mają zagwarantować lub przyspieszyć rutynowe działania pracowników administracji. Jeśli znajdziesz się w sytuacji, w której nie będziesz miał innego wyboru, jak tylko wręczyć łapówkę, ze względu na zagrożenie życia, zdrowia czy wolności zrób wszystko, co konieczne w ramach ochrony własnej, a następnie jak najszybciej zgłoś to wydarzenie swojemu przełożonemu. Od osób trzecich oczekujemy stosowania zasad naszej Polityki z zachowaniem należytej staranności.
Środki do zapobiegania korupcji i płatnej protekcji
Podnoszenie świadomości i szkolenia
Polityka Antykorupcyjna jako jeden z elementów systemu zarządzania jest komunikowana zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie.
keeeper sp. z o.o. prowadzi działania mające na celu podnoszenie świadomości i regularne szkolenia pracowników, w tym obligatoryjne szkolenia pracowników najbardziej narażonych na ryzyko korupcji, niezależnie od zajmowanego stanowiska.
Firma dostarcza swoim menadżerom, pracownikom współpracownikom odpowiednie wytyczne pozwalające na identyfikację i zapobieganie ryzyku korupcji w relacjach z partnerami biznesowymi (przedstawicielami, firmami doradczymi, dostawcami, dystrybutorami, podwykonawcami, współpracownikami kontrahentów).
Uzyskiwanie porad i informacji
W przypadku braku pewności, co do tego jak należy zachować się w sytuacji zagrożenia korupcją, czy płatną protekcją, należy skontaktować się ze swoim przełożonym, Pełnomocnikiem Zarządu ds. naruszeń prawa wyznaczonym przez Zarząd.
Zapobieganie, wykrywanie i zgłaszanie przypadków przekupstwa, a także innych form korupcji oraz przypadków płatnej protekcji jest naszym obowiązkiem, jak również obowiązkiem tych, którzy pracują pod naszym nadzorem. Wszyscy pracownicy keeeper są zobligowani do unikania jakichkolwiek działań, które mogłyby prowadzić do naruszenia tej zasady.
Jeśli podejrzewasz, że takie naruszenie miało miejsce, lub może wystąpić w przyszłości powinieneś bezzwłocznie zgłosić ten fakt swojemu przełożonemu, lub osobie wyznaczonej przez Zarząd.
Mechanizm zgłaszania nadużyć
W keeeper sp. z o.o. funkcjonuje mechanizm zgłaszania przypadków korupcji i płatnej protekcji oraz przestępstw lub oszustw związanych z księgowością, kontrolą wewnętrzną i audytem.
Podejrzenia naruszenia zasad Polityki Antykorupcyjnej keeeper sp. z o.o. lub innych przepisów prawa mogą być zgłaszane poprzez ten sam kanał, który służy do informowania o wszelkiego rodzaju
postępowaniach nieetycznych:
- zapytaj bezpośrednio przełożonego a także, jeżeli zachodzi taka konieczność Pełnomocnik Zarządu ds. naruszeń prawa.
- inną dostępną formą złożenia zawiadomienia jest informacja przesłana mailem na poufny adres mailowy: naruszenie.prawa@keeeper.pl.
Pracownicy keeeper sp. z o.o. , działając w dobrej wierze, mogą zgłaszać swoje obawy lub zwrócić się o poradę w przypadku, gdy zachodzi podejrzenie naruszenia zasad Polityki Antykorupcyjnej lub innych przepisów prawa, nie obawiając się jednocześnie represji, aktów dyskryminacji czy postępowania dyscyplinarnego. Zgłoszenia traktowane są w sposób poufny oraz badane z należytą starannością.
Zgłoszenia składane w złej wierze mogą narazić autora na konsekwencje dyscyplinarne i prawne.
Dane, na podstawie których można ustalić tożsamość osoby zgłaszającej, mogą być ujawniane
wyłącznie za zgodą tej osoby, chyba że są one ujawniane na żądanie uprawnionego organu działającego na podstawie przepisów prawa, w szczególności na żądanie sądu lub prokuratora.
Dane, na podstawie których można ustalić tożsamość osoby wskazanej w zgłoszeniu, można ujawnić dopiero, gdy zgłoszenie zostanie uznane za zasadne, chyba że są one ujawniane na żądanie uprawnionego organu działającego na podstawie przepisów prawa, w szczególności na żądanie sądu lub prokuratora.
Prowadzenie dokumentacji, przejrzystość i procedury kontrolne
Procedury keeeper sp. z o.o. gwarantujące rzetelność ksiąg rachunkowych i ewidencji zapewniają brak możliwości wykorzystywania sprawozdań finansowych do ukrywania działań korupcyjnych lub płatnej protekcji.
Wszelkie księgi, faktury, notatki i inne dokumenty związane z transakcjami z osobami trzecimi, takimi jak klienci, dostawcy i inni partnerzy biznesowi muszą być przygotowane, przechowywane i kontrolowane na najwyższym poziomie dokładności i kompletności.
Pracownik znajdujący się w sytuacji, w której dokonuje płatności w imieniu firmy, musi zawsze być świadomy celu płatności i ocenić, czy jest ona proporcjonalna do produktu lub usługi. Na pracowniku spoczywa obowiązek każdorazowego uzyskania pokwitowania lub faktury, w której wskazany jest powód płatności.
W przypadku jakichkolwiek wątpliwości lub pytań związanych z płatnościami, pracownik powinien zwrócić się do swojego przełożonego lub wyznaczonej przez Zarząd osoby.
W keeeper sp. z o.o. stosuje się procedury zapewniające bezpieczne przechowywanie dokumentów wskazujących na prawidłowe implementowanie oraz efektywność stosowania zasad dotyczących przeciwdziałania korupcji i handlu wpływami.
Mapowanie Ryzyka
W keeeper sp. z o.o. to stosuje się mapowanie ryzyka korupcji oraz dokonuje regularnych aktualizacji w tym zakresie.
Zarządzanie Polityką Antykorupcyjną
Zarząd keeeper sp. z o.o. jest odpowiedzialny za zapewnienie zgodności Polityki Antykorupcyjnej z systemem prawnym, dobrymi praktykami oraz przyjętymi standardami etyki biznesowej, a także za odpowiednie wdrożenie oraz przestrzeganie postanowień Polityki przez pracowników.
Zarząd na bieżąco, nie rzadziej jednak jak raz w roku oraz w zależności od potrzeb i zaistniałych przypadków dokonuje przeglądu efektywności działań prowadzonych w ramach przeciwdziałania korupcji.
 |
|
| ____________________ | |
| Grzegorz KICERMAN
Prezes Zarządu
|