Dobra organizacja to jedna z najważniejszych zasad dla osób, które zdecydowały się na pracę w trybie home office.
Praca zdalna – dla wielu pracowników brzmi to jak spełnienie marzeń. Długa droga do biura? Korki? Jak dobrze, że nas to nie dotyczy i nikt też nie narzeka, że siedzimy przy biurku w dresach. Mimo to praca we własnych czterech ścianach wiąże się z kilkoma niebezpieczeństwami. Możecie ich jednak uniknąć stosując się do naszych wskazówek. Dobra organizacja miejsca pracy jest bardzo ważnym aspektem, który wpływa na naszą efektywność. Rzeczy, które nas rozpraszają w połączeniu z typowym biurowym nieładem bezpośrednio przekładają się na naszą koncentrację i wydajność pracy. Wszystkie niezbędne nam rzeczy powinny mieć swoje stałe miejsce. Dlatego pamiętajcie, jeżeli będziecie utrzymywać porządek w waszym otoczeniu, z pewnością polepszy się Wasz komfort pracy.
1. Jesteś jeszcze w domu czy już w pracy?
Starajcie się nie pracować na kanapie czy też przy stole w kuchni. Jeżeli regularnie pracujecie z domu, powinniście koniecznie wyraźnie oddzielić obszar, w którym mieszkacie od tego, w którym pracujecie. W taki oto sposób, łatwiej jest oddzielić życie prywatne od pracy. Dzięki temu nie rozpraszacie się obowiązkami domowymi w trakcie pracy, a po jej zakończeniu nie śledzicie non-stop swoich zadań. Miejsce pracy niekoniecznie musi znajdować się w odrębnym pomieszczeniu. Nawet jeśli mieszkasz w kawalerce, możesz po porostu wydzielić część pokoju, która będzie służyła tylko i wyłącznie do pracy. Wystarczy postawić obok biurka parawan, regał czy komodę.
2. Miejsce jest ważne
Stworzenie naszego własnego home office powinniśmy rozpocząć od znalezienia w domu odpowiedniego do tego miejsca. Jak już je wybierzemy musimy je prawidłowo zaaranżować. Warto zainwestować w biurko dostosowane do naszego wzrostu oraz wygodne i ergonomiczne krzesło- w końcu musicie na nim siedzieć kilka godzin dziennie. Ważne jest również to, aby stworzyć wystarczającą ilość miejsca do przechowywania rzeczy związanych z pracą oraz akcesoriów, które pozwolą uporządkować długopisy i stosy papierów w mgnieniu oka. Wybierzcie spokojną część mieszkania, dbajcie o świeże powietrze w pomieszczeniu oraz ustawcie swoje biurko tak, aby światło nie padało niekorzystnie na monitor komputera lub też Was nie raziło.
3. Odpowiednie oświetlenie jest ważne w każdym biurze- również w tym domowym.
Dobre oświetlenie podczas pracy zwiększa naszą wydajność. Siedzenie w półmroku skutkuje tym, że szybko czujemy się zmęczeni i mamy problem z koncentracją. Idealne do pracy to światło dzienne w połączeniu ze świeżym powietrzem. Siedząc w słabym świetle, z pewnością szybko się zmęczysz i stracisz koncentrację. Alternatywnie możemy korzystać z oświetlenia o barwie białej lub lekko niebieskiej, ponieważ działa ono pobudzająco i orzeźwiająco.
4.Półki ścienne to najlepsze miejsce do przechowywania rzeczy.
Prawie w każdym biurze jest mało miejsca do przechowywania rzeczy – w tym domowym zazwyczaj też. Biuro bez kartek, dokumentów i notesów prawdopodobnie kiedyś stanie się rzeczywistością, jednak zanim to nastąpi musimy poradzić sobie z ogromną ilością dokumentów i segregatorów, które gromadzimy każdego dnia. Z tego też powodu zalecamy urządzenie na jednej ścianie naszego domowego biura półek ściennych. Dokumenty, których rzadko używacie układajcie na najwyższych półkach.
5. Archiwizuj ważne dokumenty
Przez lata nazbierało się wiele różnych dokumentów, których nie możecie lub nie chcecie wyrzucić? W tym przypadku mogą pomóc praktyczne, przezroczyste pudełka „konrad”. Dzięki nim segregatory są bezpiecznie zapakowane oraz się nie kurzą – można je zatem przechowywać w schowku, piwnicy lub na poddaszu.
6. Porządek to połowa sukcesu – system przechowywania Twoich dokumentów
Bardzo często pracujemy z dużą ilością papierów, dokumentów lub książek. Często leżą one na biurku, ponieważ chcemy mieć je pod ręką. Mamy dużo do zrobienia i wszystko chcemy mieć od razu dostępne. Dlatego też niezbędne rzeczy powinny zawsze znajdować się w bliskiej odległości. Z tego też powodu polecamy stworzenie systemu do przechowywania rzeczy, używając tacek oraz pudełek. Potrzebujesz szerokich półek, wystarczającej ilości segregatorów na dokumenty oraz pudełek do przechowywania, które powinny zostać odpowiednio podpisane.
Staraj się zachować porządek w miejscu pracy. Wykorzystuj tablice korkowe lub magnetyczne, aby uniknąć nieładu fruwających karteczek oraz porządkuj regularnie niepotrzebne rzeczy.
W taki sposób masz wszystko pod kontrolą i pracujesz efektywniej, spędzając mniej czasu na szperaniu w dokumentach. Twój porządek powinien się również odzwierciedlać w trybie pracy. Osoby pracujące zdalnie powinny w szczególności zwracać uwagę na swoją dyscyplinę i strukturę pracy.
7. Organizuj swoje zadania za pomocą list rzeczy do zrobienia
Ustal jasne cele na dany dzień. „Co musisz dzisiaj zrobić?”
Oto kolejna wskazówka: skoro już przy tym jesteś, zanotuj zadania, które już ukończyłeś i ile czasu poświęciłeś na każdy element. Prowadzenie takiego dziennika nie tylko daje dodatkowy zastrzyk motywacji, ale jest również pomocne podczas rozmowy z szefem, ponieważ pokazuje, że efektywnie wykorzystujesz czas w domowym biurze.
8. Sprzątaj codziennie
Każdy lubi ten moment końca dnia pracy, zwłaszcza jeśli pracuje się z domu.
Rzadko kiedy jesteśmy zmotywowani, aby na koniec dnia porządkować biurko. Jednak następnego dnia, kiedy wchodzimy do biura, w którym jest bałagan, musimy zacząć nasz dzień od nudnego sprzątania. Pierwsze godziny w ciągu dniu pracy są bardzo ważne dla naszej wydajności. Dlatego też nie powinniśmy tracić tego cennego czasu. Codzienne sprzątanie biurka powinno stać się rutyną. Nie kosztuje was to więcej niż 5-10 minut, a realnie wpływa na komfort pracy.
9. Inspirujące dekoracje wnoszą więcej radości do miejsca pracy
Ściany niekoniecznie muszą być puste, jednak nie powinny być też przepełnione. Stwórz kreatywną i osobistą atmosferę ładnymi zdjęciami lub też inspirującymi obrazkami. Możesz powiesić na ścianie plakaty, motywacyjne napisy lub też oryginalne dekoracje, które sam wykonasz. Również kilka roślin doniczkowych może przyczynić się do przyjemnego nastroju w biurze.
Wielu z nas ma swoje ulubione czasopisma i książki, które często przechowujemy właśnie w domowym biurze. Jeśli masz jeszcze miejsce na ścianie, to umieść na niej na przykład wieszaki z drutu, a na nich Twoje aktualnie ulubione czasopisma. Możesz też przypiąć na tablicy korkowej inspirujące obrazki i powiedzenia. Ważne jest, abyś stworzył maksymalnie przyjemną atmosferę w Twoim domowym biurze.
10. Jak Cię widzą, tak Cię piszą
Nawet jeżeli rano może wydawać się to bardzo kuszące, aby doczłapać się do komputera w piżamie albo w dresach – ubierz się! Profesjonalny strój pomaga, aby wewnętrznie nastawić się do pracy. Sygnalizuje to także innymi osobom w domu: „ja teraz pracuję i nie jestem dostępny.”
11. Nie zapomnij zrobić sobie przerwy
Umawianie się na lunch ma taką zaletę, że dystansujesz się od miejsca pracy. Dużo osób pracujących z domu skarży się, że tak naprawdę nie mogą się zrelaksować nawet podczas przerwy. Jeszcze tylko szybko odpowiedzieć na maila lub zapisać spontaniczne pomysły połykając łapczywie kanapkę?
Te niesprzyjające wypoczynkowi przerwy dobiegną końca, jeżeli wyjdziecie z mieszkania. Jeżeli jest to możliwe, zaczynajcie swój dzień w pracy zawsze o tej samej porze, róbcie przerwy, a po zakończeniu nie zajmujcie się jeszcze choćby na chwilę dokumentami – nawet jeśli ta chwila jest krótka!
Praca zdalna jest przyjemna, ale może jednocześnie sprawić, że poczujecie się nieco samotni. Dlatego też zwracajcie uwagę na regularny kontakt i rozmowy z kolegami z pracy.
Pracuj mądrzej!
