Regulamin zgłoszeń wewnętrznych i ochrony sygnalistów w keeeper sp. z o.o.
Celem regulaminu jest:
Postanowienia Regulaminu:
§ 1.
[Definicje]
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
a) Pełnomocniku Zarządu ds. Naruszeń Prawa – rozumie się przez to pracownika keeeper powołanego przez Zarząd keeeper sp. z o.o. w drodze Zarządzenia Zarządu, odpowiedzialnego za przyjmowania zgłoszeń dotyczących naruszenia prawa;
b) Naruszeniach – rozumie się przez to działania bezprawne i/lub nieetyczne zachowania, naruszające przepisy prawa powszechnie obowiązującego oraz zasady współżycia społecznego, w szczególności godzące w prawa człowieka i/lub prawa pracownika oraz interesy i wizerunek keeeper;
c) Komisji Wyjaśniającej/Komisji – rozumie się przez to wewnętrzną Komisję powołaną do kompleksowego wyjaśnienia okoliczności wskazanych w zgłoszonym Naruszeniu,
d) Odwecie – każde niekorzystne działanie podjęte przeciwko Sygnaliście w wyniku zgłoszenia przez niego naruszenia prawa;
e) Pracowniku – rozumie się przez to wszystkich pracowników keeeper, w tym członków Zarządu oraz osoby wykonujące pracę na podstawie umowy zlecenia, o dzieło, wolontariuszy, stażystów oraz osoby pracujące pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy i dostawcy czy podobnym charakterze, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia lub stażu pracy, definicja ta obejmuje również pojęcia współpracownika;
f) Spółce, keeeper – rozumie się przez to keeeper sp. z o.o. z siedzibą w Bydgoszczy;
g) Zarządzie – rozumie się przez Zarząd keeeper sp. z o.o. z siedzibą w Bydgoszczy;
h) Sygnaliście – rozumie się przez to Pracownika bądź inną osobę zgłaszającą Naruszenie wynikające z bezprawnego lub nieetycznego postępowania;
i) osoba dokonująca zgłoszenia – osoba fizyczna lub prawna, która zgłasza lub ujawnia publicznie
informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z pracą;
j) osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna lub prawna, która pomaga osobie
dokonującej zgłoszenia w tej czynności i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
k) osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna lub prawna, która jest wskazana w zgłoszeniu
lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia lub która jest z nim
powiązana;
l) zgłoszenie – przekazanie informacji na temat naruszenia, do którego doszło lub może dojść w organizacji, w której osoba zgłaszająca pracuje lub pracowała, lub w innej organizacji, z którą utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście wykonywanej pracy.
§ 2.
[Zakres zastosowania]
1. Regulamin ma zastosowanie w szczególności w przypadkach Naruszenia zasad, wartości, procedur oraz przepisów określonych w aktach prawa Unii Europejskiej oraz aktach prawa krajowego wydanych na ich podstawie, dotyczących następujących dziedzin:
a) korupcji;
b) zamówień publicznych;
c) usług, produktów i rynków finansowych;
d) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
f) bezpieczeństwa transportu;
g) ochrony środowiska;
h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
i) bezpieczeństwa żywności i pasz;
j) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
k) zdrowia publicznego;
l) ochrony konsumentów;
m) ochrony prywatności i danych osobowych;
n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
o) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
p) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
q) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z ww. dziedzinami.
2. Keeeper dodatkowo rozszerza niniejszy Regulamin zgłaszania Naruszeń o Zasady przeciwdziałania: dyskryminacji, mobbingowi, molestowaniu w keeeper sp. z o.o. będące Załącznikiem nr 9 do Regulaminu pracy keeeper sp. z o.o.
3. Celem Regulaminu jest stworzenie dla Sygnalistów specjalnego, niezależnego kanału zgłaszania Naruszeń, który wesprze działania keeeper zmierzające do:
a) zapobiegania Naruszeniom dotyczącym przepisów, o których mowa w ust. 1 powyżej, w szczególności poprzez zapobieganie następującym działaniom:
i) sprzeniewierzenie majątku,
ii)fałszowanie dokumentów finansowych i księgowych,
iii)wystąpienie powiązań korupcyjnych,
iv)wystąpienie konfliktu Interesów,
v) podejmowanie czynności narażających na utratę lub powodujących utratę reputacji przez keeeper,
b) zaniedbywanie obowiązków skutkujących konsekwencjami materialnymi lub niematerialnymi dla keeeper,
c) łagodzenia skutków prawnych i finansowych w przypadku wcześniejszego wykrycia Naruszenia,
d) stałego podnoszenia poziomu lojalności Pracowników wobec keeeper,
e) zmniejszania ryzyka utraty reputacji przez keeeper,
f) umacniania wizerunku keeeper jako firmy etycznej i transparentnej,
g) eliminacji ewentualnych przypadków oraz ryzyka łamania przepisów prawa lub interesu publicznego.
§ 3.
[Adresaci]
1. Do przestrzegania postanowień Regulaminu zobowiązani są wszyscy pracownicy keeeper, w tym członkowie Zarządu, jak również współpracownicy Spółki, tj. osoby wykonujące pracę na podstawie umowy zlecenia, o dzieło lub o podobnym charakterze, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia lub stażu pracy.
2. Stosowanie określonych w Regulaminie rozwiązań oraz narzędzi rekomenduje się również współpracującym z keeeper kontrahentom oraz ich pracownikom, m.in. poprzez udostępnienie na stronie internetowej Spółki kanałów zgłaszania Naruszeń w tym do anonimowego zgłoszenia Naruszeń do Pełnomocnika Zarządu ds. Naruszeń Prawa poprzez:
a) korzystanie z poczty tradycyjnej,
b) wykorzystanie do zgłaszania Naruszeń adresu e-mail: naruszenie.prawa@keeeper.pl
§ 4.
[Ochrona Sygnalisty]
1. Zasady ochrony Sygnalistów dokonujących zgłoszenia Naruszenia bądź podejrzenia jego wystąpienia w keeeper przyjęto w celu ochrony tychże Sygnalistów przed potencjalnymi konsekwencjami, które mogłyby ich spotkać z tytułu zgłoszenia Naruszenia.
2. Na mocy Regulaminu zapewnia się anonimowość Sygnalistów zgłaszających Naruszenia bądź uzasadnione podejrzenie jego wystąpienia. Keeeper oraz działające w jej imieniu lub na jej rzecz osoby i komórki organizacyjne zobowiązują się do powstrzymywania od jakichkolwiek działań związanych z zamiarem odkrycia tożsamości Sygnalistów, o ile pragną oni pozostać anonimowi.
3. Informacje dotyczące Sygnalistów mają charakter niejawny i podlegają poufności. Informacje w tym zakresie pozostają do wyłącznej wiadomości odpowiednio Członków Zarządu Spółki, Pełnomocnika Zarządu ds. Naruszeń Prawa, wybranych pracowników służbowo zaangażowanych w proces merytorycznego wyjaśniania zgłoszonych spraw z zakresu Naruszeń, o ile przekazanie danych dotyczących Sygnalisty byłoby konieczne dla możliwości wyjaśnienia sprawy.
4. Do środków zapewniających zachowanie anonimowości Sygnalisty zgłaszającego Naruszenie lub możliwość jego popełnienia zalicza się w szczególności:
a) funkcjonującą w keeeper skrzynkę mailowa naruszenie.prawa@keeeper.pl ;
b) korespondencję listowną adresowaną odpowiednio do Członka Zarządu lub Pełnomocnika Zarządu ds. Naruszeń Prawa, kierowaną na adres siedziby Spółki z dopiskiem „do rąk własnych”, podlegającą specjalnemu reżimowi obsługi kancelaryjnej;
c) obowiązek podpisania przez pracowników służbowo zaangażowanych w proces merytorycznego wyjaśniania spraw z zakresu Naruszeń oświadczenia o zachowaniu poufności informacji.
§ 5.
[Anonimowość]
1. Zapewnia się całkowitą anonimowość Sygnalistów zgłaszających Naruszenie bądź uzasadnione podejrzenie jego wystąpienia.
2. Zabronione są jakiekolwiek działania Spółki, jej Pracowników lub innych osób działających w jej imieniu zmierzające do odkrycia tożsamości Sygnalisty. Wskazane zachowania traktowane na równi z Naruszeniem oraz podlegać będą ocenie w ramach postępowania wyjaśniającego podobnie jak inne przypadki Naruszeń.
3. Informacje dotyczące lub pochodzące od Sygnalistów mają charakter niejawny i objęte są całkowitą poufnością. Spółka zobowiązana jest do ochrony tożsamości Sygnalisty oraz wszelkich szczegółów dotyczących Naruszeń.
4. Dzielenie się wskazanymi w ust. 3 informacjami o Naruszeniach dopuszczalne jest jedynie w stosunku do uprawnionych osób, wyłącznie w ścisłym zakresie dotyczącym danej sprawy. Informacje w tym zakresie pozostają do wyłącznej wiadomości:
a) członków Zarządu Spółki,
b) Pełnomocnika Zarządu ds. Naruszeń Prawa,
c) wybranych pracowników służbowo zaangażowanych w proces merytorycznego wyjaśniania
5. Keeeper oraz działające w jego imieniu podmioty, osoby i komórki organizacyjne zobowiązują się do powstrzymywania od jakichkolwiek działań związanych z zamiarem odkrycia tożsamości Sygnalistów.
6. Do środków zapewniających zachowanie anonimowości Sygnalisty zalicza się również:
a) zapewnienie przez Spółkę anonimowych kanałów zgłaszania naruszeń (o których mowa w § 8),
b) przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych (o których mowa w § 14).
7. Anonimy traktowane są z równą starannością jak zgłoszenia imienne.
8. Wyjątek od wskazanej powyżej zasady zachowania poufności stanowi sytuacja, w której:
a) bezwzględnie obowiązujące przepisy powszechnie obowiązującego prawa wymagają od Spółki ujawnienia informacji dotyczących Naruszenia właściwym organom zewnętrznym,
b) nastąpi powierzenie przyjmowania i/lub analizy zgłoszonych Naruszeń wykwalifikowanemu podmiotowi zewnętrznemu przez Spółkę, na podstawie zawartej umowy powierzenia danych osobowych pomiędzy Spółką a taki podmiotem zewnętrznym.
§ 6.
[Zgłoszenia Zewnętrzne]
1. Zgłaszający może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
2. Organem centralnym jest Rzecznik Praw Obywatelskich.
3. Organem publicznym przyjmującym zgłoszenia w zakresie zasad konkurencji i ochrony konsumentów jest Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów.
4. Organami publicznymi są także inne organy przyjmujące zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszeń w dziedzinach należących do zakresu działania tych organów.
5. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez organ centralny albo organ publiczny.
6. Organ centralny oraz organ publiczny posiadają własną procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych.
§ 7.
[Zakaz Odwetu]
1. Zakazane są wszelkie formy działań odwetowych wobec Sygnalistów, w tym jakiekolwiek groźby ich spowodowania lub próby ich podejmowania, w szczególności podejmowane w następujących formach oraz niemające wyrazu w przesłankach obiektywnych i będących następstwem zgłoszenia Naruszenia:
a) identyfikacja tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia Naruszenia bądź podejrzenia jego dokonania przez osoby nieuprawnione do posiadania takiej wiedzy (anonimowość),
b) odmowie nawiązania stosunku pracy;
c) wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
d) niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
e) obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
f) wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
g) pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
h) przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
i) zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
j) przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków Sygnalisty;
k) niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
l) negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
m) nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
n) przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
o) mobbingu;
p) dyskryminacji;
q) niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
r) wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
s) nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
t) działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
u) spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
v) wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia Sygnalisty.
2. Spółka może dokonać rozwiązania umowy lub zmiany na mniej korzystne warunków zatrudnienia Sygnalisty oraz osób, wobec których popełniono Naruszenie, jedynie z przyczyn mających uzasadnienie merytoryczne, wynikające z obiektywnych przesłanek bądź też z przepisów prawa niezwiązanych bezpośrednio lub pośrednio z dokonaniem zgłoszenia Naruszenia lub przypuszczenia jego dokonania.
3. Postanowienia Regulaminu nie udzielają ochrony prawnej w stosunku do osób zgłaszających Naruszenie bądź możliwość jego popełnienia w sposób oczywiście bezpodstawny lub w złej wierze (np. poprzez umyślne pomówienie adresata zgłoszenia poprzez poświadczenie nieprawdy (nieprawdziwe zgłoszenie) bądź inne negatywne zachowania mające na celu postawienie danej osoby w niekorzystnym położeniu.
4. W przypadku stwierdzenia, że zgłoszenie dokonane przez pracownika Spółki w sposób wskazany w ust. 3 powyżej jest działaniem w złej wierze, a zarazem stanowi Naruszenie, sprawa kierowana jest do rozpatrzenia przez Pełnomocnika Zarządu ds. Naruszeń Prawa, co w konsekwencji powodować może wymierzenie przez Spółkę kary na zasadach określonych w Kodeksie Pracy lub inne konsekwencje prawne.
5. Ochrona Sygnalisty przewidziana w Regulaminie nie dotyczy osoby będącej jednocześnie sprawcą, współsprawcą i/lub pomocnikiem Naruszenia.
6. Sygnalista, który stał się celem Odwetu lub podejrzewa, że może stać się celem Odwetu powinien niniejszy fakt zgłosić do Członka Zarządu oraz Pełnomocnika Zarządu ds. Naruszeń Prawa.
7. Spółka jest zobowiązana do niezwłocznego wszczęcia postępowania dyscyplinarnego wobec każdego Pracownika, który próbuje dokonać Odwetu wobec Sygnalisty. W przypadku, gdy dokonującym Odwetu lub grożącym dokonaniem Odwetu jest osoba nie będąca Pracownikiem, Spółka niezwłocznie zawiadamia odpowiednie instytucje celem zapewnienia Sygnaliście stosownej ochrony przed Odwetem. Zawiadomienia w takiej sytuacji dokonuje się w szczególności, gdy grożenie odwetem lub dokonanie Odwetu może spełniać przesłanki przestępstwa lub wykroczenia.
8. W przypadku złamania zasad ochrony opisanych w niniejszym paragrafie Sygnaliście przysługuje zażalenie do Pełnomocnika Zarządu ds. Naruszeń Prawa, który po rozpatrzeniu zażalenia wydaje odpowiednią rekomendację dla Zarządu Spółki lub zażalenie oddala.
9. Działania Odwetowe względem Sygnalisty podlegają zgłoszeniom jako Naruszenie oraz ocenie w ramach postępowania wyjaśniającego podobnie jak inne przypadki Naruszeń.
§ 8.
[Tryb składania zgłoszeń]
1. Sygnalista jest uprawniony dokonywać zgłoszeń za pomocą:
a) kanału wewnętrznego,
b) kanału zewnętrznego,
c) ujawnienia publicznego.
[Kanał wewnętrzny]
2. W przypadku, w którym Naruszenie może zostać skutecznie rozstrzygnięte wewnątrz Spółki, a Sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań Odwetowych, zgłaszanie Naruszeń w pierwszej kolejności dokonywane powinno być za pośrednictwem wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń.
3. Do wewnętrznych kanałów zgłaszania Naruszeń w keeeper należą:
a) dedykowana skrzynka e-mail (naruszenie.prawa@keeeper.pl),
b) podlegająca specjalnemu reżimowi obsługi kancelaryjnej korespondencja listowa kierowana na adres Spółki z dopiskiem „do rąk własnych” Pełnomocnika Zarządu ds. Naruszeń Prawa (a w określonych przypadkach do Członka Zarządu),
c) skrzynka pocztowa znajdująca się na terenie zakładu i specjalnie oznaczona napisem „Zgłoś Naruszenie Prawa”
d) spotkanie osobiste z Pełnomocnikiem Zarządu ds. Naruszeń Prawa, o którym mowa w § 9 ust. 5.
[Kanał zewnętrzny]
4. Jeżeli w ocenie Sygnalisty zachodzi ryzyko działań odwetowych lub wymagają tego przepisy powszechnie obowiązujące, Sygnalista przekazując informacje na temat Naruszeń uprawniony jest również do korzystania z zewnętrznego kanału zgłaszania naruszeń. W tym zakresie do przyjmowania zgłoszeń uprawnione są wyznaczone organy państwowe.
5. Korzystanie z zewnętrznego kanału dokonywania zgłoszeń może nastąpić po uprzednim dokonaniu zgłoszenia za pośrednictwem wewnętrznego kanału lub od razu za pośrednictwem kanału zewnętrznego.
6. Wyznaczony przez Spółkę Pełnomocnika Zarządu ds. Naruszeń Prawa:
1) odpowiada za udostępnienie Pracownikom informacji dotyczących:
a) właściwych organów wyznaczonych do przyjmowania zgłoszeń Naruszeń kanałem zewnętrznym,
b) procedur dokonywania zgłoszeń Naruszeń,
c) trybu rozpatrywania zgłoszeń oraz związanych z nimi działań następczych,
d) środkach pomocy prawnej oferowanej przez właściwe organy.
2) udostępnia oraz aktualizuje kwestie, o których mowa w pkt. 1 niezwłocznie po określeniu informacji w tym zakresie przez właściwy organ.
[Ujawnienie publiczne]
7. Ujawnieniem publicznym jest przekazanie informacji do środków masowego przekazu.
8. Osoba dokonująca ujawnienia publicznego kwalifikuje się do objęcia ochroną na mocy niniejszego Regulaminu, jeżeli spełniony został jeden z następujących warunków:
1) uprzednie dokonanie zgłoszenia wewnętrznego i/lub zewnętrznego, w odpowiedzi, na które nie podjęto odpowiednich działań w terminie,
2) istnienie uzasadnionych podstaw, by sądzić, że:
a) naruszenie może stanowić zagrożenie dla interesu publicznego,
b) grozić jej będą działania odwetowe w przypadku dokonania zgłoszenia kanałem zewnętrznym,
c) istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego zaradzenia naruszeniu z uwagi na szczególne okoliczności sprawy.
§ 9.
[Tryb przyjmowania zgłoszeń kanałem wewnętrznym]
1. Podmiotami odpowiedzialnymi za przyjmowanie zgłoszeń o Naruszeniu (zarówno anonimowych oraz jawnych) dokonywanych kanałem wewnętrznym są:
a) Pełnomocnika Zarządu ds. Naruszeń Prawa z zastrzeżeniem lit. b poniżej,
b) Członek Zarządu, gdy Naruszenie dotyczy Pełnomocnika Zarządu ds. Naruszeń Prawa,
2. W szczególnych przypadkach Zarząd jest uprawniony również do powołania innej osoby, podmiotu zewnętrznego lub dodatkowej komisji odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń o Naruszeniu. W przypadku powołania dodatkowej komisji, Zarząd określa jej skład, tryb powoływania oraz sposób działania.
3. W przypadku, gdy zgłoszenie Naruszenia dotyczy Pełnomocnika Zarządu ds. Naruszeń Prawa, Zarząd rozpatruje przyjęte zgłoszenie z wyłączeniem Pełnomocnika Zarządu ds. Naruszeń Prawa
4. W przypadku, gdy zgłoszenie Naruszenia dotyczy Członków Zarządu, adresatem zgłoszenia jest Pełnomocnik Zarządu ds. Naruszeń Prawa
5. Zgłoszenie może również zostać dokonane na wniosek Sygnalisty w toku bezpośredniego spotkania z Pełnomocnikiem Zarządu ds. Naruszeń Prawa i/lub Członkiem Zarządu.
6. Wskazane w ust. 5 powyżej spotkanie z Sygnalistą powinno być udokumentowane za pomocą pisemnego protokołu przygotowanego przez Pełnomocnika Zarządu ds. Naruszeń Prawa.
7. Osobie dokonującej zgłoszenia należy zapewnić możliwość sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania poprzez jego podpisanie.
§ 10.
[Zakres zgłaszanych danych]
1. Sygnalista, celem zapewnienia możliwości rzetelnego oraz obiektywnego zbadania sprawy, powinien w zgłoszeniu uwzględnić następujące informacje:
a) zwięzły opis sprawy ze wskazaniem istotnych faktów,
b) wskazanie naruszonych regulacji wewnętrznych, przepisów prawa lub standardów etycznych,
c) wskazanie osoby, jednostki lub komórki organizacyjnej, której dotyczy Naruszenie,
d) wskazanie, czy zgłoszenie dotyczy zdarzenia przeszłego,
e) źródło wiedzy Sygnalisty o Naruszeniu, z zastrzeżeniem przepisów o zachowaniu tajemnicy zawodowej lub państwowej,
f) wskazanie osób mających związek ze sprawą (w tym ewentualnych świadków lub osób, z którymi Sygnalista kontaktował się w danej sprawie),
g) oszacowanie ewentualnych strat i ryzyka związanych ze sprawą (o ile to możliwe).
2. W przypadku nieposiadania pełnych informacji, o których mowa w ust. 1 powyżej, Sygnalista powinien dokonać zgłoszenia w takim zakresie informacji, jakie posiada. Brak przekazania pełnych informacji jest uzasadniony w przypadku niewiedzy lub, gdy ujawnienie informacji mogłoby doprowadzić do ujawnienia tożsamości Sygnalisty.
3. W celu zachowania pełnej anonimowości, zgłoszenia dokonywane w trybie elektronicznym powinny być wysyłane z prywatnego adresu e-mail, uniemożliwiającego identyfikację nadawcy (w szczególności nie powinien zawierać imienia i nazwiska Sygnalisty lub innych danych identyfikujących). Nie dopuszczalne jest podejmowanie jakichkolwiek prób ustalenia tożsamości Sygnalisty, który postanowił zostać anonimowy.
4. W celu zachowania pełnej anonimowości oraz poufności danych, zgłoszenia przekazywane w trybie korespondencji tradycyjnej powinny być wysyłane z dopiskiem na kopercie „Zgłoszenie Naruszenia” oraz „do rąk własnych” w zależności od rodzaju sprawy odpowiednio do Pełnomocnika Zarządu ds. Naruszeń Prawa lub Członka Zarządu.
5. Korespondencja otrzymana w trybie wskazanym w ust. 4 powyżej powinna być przekazana bezpośrednio do oznaczonego adresata bez otwierania koperty.
§ 11.
[Nadanie sprawie biegu]
1. Pełnomocnika Zarządu ds. Naruszeń Prawa potwierdza Sygnaliście przyjęcie zgłoszenia w terminie siedmiu dni od jego otrzymania, o ile tryb dokonania zgłoszenia umożliwia przekazanie takiego potwierdzenia.
2. Wraz z potwierdzeniem wskazanym w ust. 1 Pełnomocnika Zarządu ds. Naruszeń Prawa zobowiązany jest powiadomić Sygnalistę o przysługującym mu zakresie praw i obowiązków oraz o dalszych etapach postępowania.
3. Spółka zobowiązana jest złożyć do właściwego organu zawiadomieni o popełnieniu przestępstwa bądź możliwości jego popełnienia w każdym przypadku, jeżeli Naruszenie może spełniać znamiona czynu zabronionego.
4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 powyżej keeeper zobowiązany jest podjąć działania zapewniające anonimowość Sygnalisty oraz osoby, wobec której popełniono Naruszenie.
5. Wszystkie zgłoszenia dotyczące Naruszeń należy traktować z należną powagą i starannością, a także z zachowaniem obiektywizmu i poufności, w szczególności dotyczącej danych Sygnalisty i osób, których zgłoszenie dotyczy.
6. Postępowanie wyjaśniające prowadzi się z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia osób, których sprawa dotyczy.
7. W trakcie postępowania wyjaśniającego wszystkie informacje zawarte w zgłoszeniu powinny być sprawdzone oraz obiektywnie ocenione.
8. Osoba, której negatywne czyny stanowią jedynie przedmiot podejrzenia, do czasu zakończenia postępowania wyjaśniającego nie może ponosić odpowiedzialności dyscyplinarnej, a jakiekolwiek działania skierowane przeciwko takiej osobie, w związku ze zgłoszeniem są zabronione.
9. Zgłoszenia Naruszeń powinny być rozpatrywane zgodnie z kolejnością wpływu, chyba, że za nadaniem danej sprawie priorytetu przemawia waga lub charakter Naruszenia.
§ 12.
[Postępowanie wyjaśniające]
1. Po wpłynięciu zgłoszenia wstępna weryfikacja przeprowadzana jest bezpośrednio przez Pełnomocnika Zarządu ds. Naruszeń Prawa lub Członka Zarządu.
2. Wstępna weryfikacja dokonywana jest niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 3 dni od daty otrzymania zgłoszenia, chyba że z uzasadnionych przyczyn konieczne jest szybsze (bez zbędnej zwłoki) wszczęcie postępowania.
3. Odrzucenie zgłoszenia Naruszenia następuje, jeżeli wyniki wstępnej weryfikacji wskazują, że jest ono w oczywisty sposób bezzasadne. W innych przypadkach wszczynane jest postępowanie wyjaśniające (zasadnicze).
4. Postępowanie wyjaśniające prowadzone jest przez Pełnomocnika Zarządu ds. Naruszeń Prawa lub Członka Zarządu.
5. Wszczęcie postępowania wyjaśniającego następuje niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 7 dni od daty otrzymania zgłoszenia, chyba że z uzasadnionych przyczyn konieczne jest szybsze wszczęcie postępowania (bez zbędnej zwłoki).
6. Osoba prowadząca postępowanie informuje Sygnalistę o:
a) etapie wszczętego postępowania wyjaśniającego,
b) kluczowych etapach prowadzonego postępowania,
c) wynikach postępowania,
chyba że sposób przekazania zgłoszenia uniemożliwia dalszy kontakt z Sygnalistą.
7. Przekazanie Sygnaliście informacji o podjętych działaniach nie powinno przekraczać okresu trzech miesięcy, ale w uzasadnionych przypadkach może ono zostać przedłużone do sześciu miesięcy, w szczególności ze względu na charakter i złożoność przedmiotu zgłoszenia.
8. Weryfikacja przedmiotu zgłoszenia odbywa się w porozumieniu z kierownikiem komórki organizacyjnej Spółki, w której doszło do Naruszenia, a w przypadku, w którym zgłoszenie dotyczy kierownika danej komórki, z jego bezpośrednim przełożonym.
9. Osoba prowadząca postępowanie wyjaśniające jest uprawniona do prowadzenia konsultacji w ramach dochodzenia z członkami Zarządu, o ile nie stoi to w konflikcie ze zgłoszonym Naruszeniem.
10. Po zebraniu informacji co najmniej potwierdzających prawdopodobieństwo wystąpienia Naruszenia, zgłoszone Naruszenie przekazywane jest do rozpatrzenia przez Komisję Wyjaśniającą.
11. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego odstąpienie od złożenia wniosku o rozpatrzenie sprawy przez Komisję Wyjaśniającą możliwe jest wyłącznie w przypadku dokonania zgłoszenia w sposób oczywiście bezzasadny lub jeżeli okoliczności sprawy bezsprzecznie wskazują na działanie Sygnalisty w złej wierze.
12. W toku postepowania przed Komisją Wyjaśniającą należy stosować zasadę prymatu ugody, dążąc do pojednania stron (o ile pozwala na to charakter zgłoszonego Naruszenia), w szczególności w przypadku gdy:
a) nie doszło do ciężkiego naruszenia zasad współżycia społecznego,
b) nie doszło do powstania istotnej szkody lub naruszenia słusznego interesu keeeper lub interesu publicznego,
c) nie zachodzi przypadek, o którym mowa w ust. 19 poniżej.
13. Komisja Wyjaśniająca, jako organ opiniodawczy, orzekając w danej sprawie wydaje rekomendacje co do rozstrzygnięcia danej sprawy przez Zarząd Spółki.
14. Komisja Wyjaśniająca nie prowadzi postępowań obejmujących podejrzenie popełnienia Naruszeń przez członków Zarządu, które podlegają przepisom powszechnie obowiązującego prawa.
15. Zarząd Spółki nie jest związany rekomendacjami Komisji Wyjaśniającej. W przypadku podjęcia decyzji niezgodnej z udzieloną rekomendacją, Zarząd zobowiązany jest udzielić Komisji Wyjaśniającej, Pełnomocnikowi Zarządu ds. Naruszeń Prawa, oraz osobom będącym stronami danego postępowania wyjaśnień odnośnie podjętej decyzji.
16. W przypadku stwierdzenia Naruszenia, w zależności od jego, zakresu oraz rodzaju, Komisja Wyjaśniająca rekomenduje Zarządowi podjęcie działań wskazanych w ust. 17 – 19 poniżej lub pouczenie danej osoby wraz z zobowiązaniem jej do powstrzymywania się w przyszłości od podejmowania Naruszeń.
17. W przypadku stwierdzenia wyrządzenia szkody, Komisja Wyjaśniająca może zarekomendować obowiązek jej naprawienia na zasadach określonych w zawartej pomiędzy stronami ugodzie lub na zasadach ogólnych wynikających z Kodeksu Cywilnego.
18. W przypadku stwierdzenia istotnych Naruszeń Komisja może zarekomendować Zarządowi wszczęcie postępowania dyscyplinarnego względem Pracownika, w wyniku, którego możliwe jest wymierzenie pracownikowi kary na zasadach określonych w Kodeksie Pracy.
19. W przypadku stwierdzenia przez Komisję Wyjaśniająca podejrzenia popełnienia przez Pracownika dopuszczającego się Naruszenia czynu zabronionego będącego przestępstwem, udzielona rekomendacja powinna obejmować obowiązek zawiadomienia organów ścigania.
20. Sygnaliście, który przy zgłoszeniu domniemanego Naruszenia nie działał w dobrej wierze, lub który nie zachował poufności w zakresie zgłoszenia Naruszenia, nie przysługują uprawnienia przewidziane w niniejszym Regulaminie. W takim przypadku Sygnalista może podlegać odpowiedzialności dyscyplinarnej, administracyjnej, cywilnej lub karnej. Powyższe dotyczy również innych osób naruszających określone reguły ochrony informacji dotyczących Naruszeń oraz Sygnalistów.
§ 13.
[Rejestr zgłoszonych Naruszeń]
1. Pełnomocnika Zarządu ds. Naruszeń Prawa prowadzi rejestr zgłoszonych Naruszeń, w którym opisywane są wszystkie przypadki dokonania zgłoszeń o popełnieniu lub możliwości popełnienia Naruszenia, bez względu na późniejszy przebieg i wynik postępowania.
2. Wskazany w ust. 1 Rejestr prowadzony jest w sposób zgodny z zasadami ochrony danych osobowych, o których mowa w § 14 Regulaminu oraz z uwzględnieniem obowiązku zachowania anonimowości tożsamości Sygnalistów, sprawców oraz potencjalnych sprawców Naruszenia oraz osób wobec, których popełniono Naruszenie.
3. Rejestr zgłoszeń o Naruszeniach zawiera ponadto:
1) datę zgłoszenia Naruszenia (lub możliwości jego popełnienia),
2) dane osobowe:
a) Sygnalisty (jeżeli zostały ujawnione),
b) osoby prowadzącej dochodzenie w sprawie zgłoszonego Naruszenia,
c) osoby, której zarzucono Naruszenie,
d) osób, wobec których popełniono Naruszenie,
e) świadków,
3) określenie formy zgłoszenia Naruszenia,
4) określenie charakteru Naruszenia,
5) informacje o wszystkich dokumentach, sporządzonych w trakcie prowadzonych postępowań wyjaśniających,
6) wskazanie dokumentów oraz informacji pozyskanych w toku postępowania wyjaśniającego,
7) określenie toku oraz etapów postępowania, w tym informacje odnośnie jego rozstrzygnięcia oraz działaniach podjętych wobec osoby, której zarzucono Naruszenie,
8) datę zakończenia sprawy
9) numer sprawy.
4. Dostęp do rejestru zgłoszonych Naruszeń przysługuje wyłącznie:
a) członkom Zarządu Spółki,
b) Pełnomocnikowi Zarządu ds. Naruszeń Prawa,
c) Zobowiązanym do zachowania poufności Pracownikom zaangażowanym w proces merytorycznego wyjaśniania spraw z zakresu Naruszeń – wyłącznie w niezbędnym i odpowiednim zakresie (tj. w jakim brali udział w wyjaśnianiu zgłoszonego Naruszenia).
5. Dostęp do Rejestru przysługuje także organom publicznym w związku z przeprowadzanymi czynnościami wynikającymi z przepisów prawa powszechnie obowiązującego.
6. Dane w Rejestrze przechowywane będą przez 5 lat od daty dokonania zgłoszenia, chyba że co innego wynikać będzie z obowiązujących przepisów prawa. Po tym czasie zgłoszenia podlegają wymazaniu z rejestru.
§ 14.
[Ochrona danych osobowych]
1. Spółka stosuje wobec danych osobowych zawartych w zgłoszeniach Naruszeń, ujawnionych danych osobowych Sygnalisty oraz danych osobowych uzyskanych lub wykorzystanych w prowadzonych postępowaniach wyjaśniających następujące przepisy prawa:
a) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych; dalej jako „Rozporządzenie RODO”);
b) zasady dotyczące ochrony danych osobowych wynikające z niniejszego Regulaminu oraz innych regulacji wewnętrznych keeeper.
2. W celu zapewnienia zabezpieczenia i ochrony danych osobowych pozyskanych w trakcie stosowania Regulaminu Spółka stosuje systemy informatyczne, które gwarantują ochronę danych osobowych zgodną z postanowieniami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO).
3. Administratorem danych osobowych ujawnionych Spółce na podstawie i w wyniku zastosowania niniejszego Regulaminu jest keeeper sp. z o.o., ul. Mokra 3 , 85-810 Bydgoszcz (dalej także jako „Administrator”).
4. Administrator może przetwarzać następujące dane osobowe osoby wymienionej w zgłoszeniu Naruszeń, Sygnalisty oraz osób objętych postepowaniami prowadzonymi przez Administratora na podstawie Regulaminu:
a) imię i nazwisko;
b) adres zameldowania, zamieszkania lub/i adres do doręczeń;
c) numer telefonu;
d) numery NIP i PESEL;
e) adres e-mail.
6. Zgromadzone i przetwarzane dane osobowe są udostępniane wyłącznie uprawnionym osobom w rozumieniu Regulaminu i wyłącznie w zakresie w jakim jest konieczne do wykonywania przez nich obowiązków określonych w Regulaminie.
7. Zgromadzone i przetwarzane dane osobowe mogą być udostępniane innym odbiorcom wyłącznie w celu realizacji przez te podmioty zadań związanych z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości lub realizacji zadań związanych z koniecznością zapewnienia przestrzegania obowiązujących przepisów prawa, to jest w szczególności sądom, prokuraturze, policji lub innym organom realizującym zadania zwalczania przestępczości oraz organom administracji państwowej.
8. Dane osobowe będą przetwarzane nie dłużej niż pięć lat od ich zgromadzenia.
9. Każda osoba, której dane osobowe są gromadzone i przetwarzane na podstawie Regulaminu ma prawo do żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych w celu ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.
10. Każda osoba, której dane osobowe są gromadzone i przetwarzane na podstawie Regulaminu ma prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
§ 15.
[Postanowienia końcowe]
1. Niniejszy Regulamin stanowi akt wewnętrzny keeeper i nie wyłącza stosowania postanowień Regulaminu Pracy pracowników Spółki keeeper, jak również przepisów powszechnie obowiązujących.
2. Regulamin sporządzony zostały na podstawie USTAWY z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów Dz.U.2024.928 z dnia 2024.06.24 oraz Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz.U. UE L 305/17).
3. Regulamin udostępniany jest wszystkim pracownikom keeeper oraz innym osobom, o których mowa w § 3 ust. 1 i 2.
4. Przestrzeganie Regulaminu stanowi obowiązek pracowników keeeper.
5. Naruszenie postanowień Regulaminu może podlegać sankcjom określonym w przepisach powszechnie obowiązującego prawa oraz Regulaminie Pracy pracowników Spółki keeeper.
6. Za przestrzeganie realizacji niniejszego Regulaminu, z zastrzeżeniem zadań przypisanych do Członka Zarządu oraz za ich aktualizację odpowiedzialny jest Pełnomocnik Zarządu ds. Naruszeń Prawa.
7. Pełnomocnik Zarządu ds. Naruszeń Prawa nie rzadziej niż raz do roku (do 30 stycznia) zobowiązany jest złożyć Zarządowi Spółki sprawozdanie dotyczące zgłoszonych Naruszeń, prowadzonych postępowań oraz zapadłych w ich toku rozstrzygnięć, a także działań podjętych w związku z realizacją Regulamin oraz wniosków dotyczących ewentualnej aktualizacji niniejszego Regulaminu.
8. W przypadku, w którym Pełnomocnik Zarządu ds. Naruszeń Prawa uzna dane postępowanie za szczególnie istotne z punktu widzenia interesu Spółki lub stopnia i znaczenia Naruszeń, jest on uprawniony do powiadomienia Rady Nadzorczej o przebiegu prowadzonego postępowania lub o jego wynikach.
9. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy USTAWY z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów Dz.U.2024.928 z dnia 2024.06.24 oraz dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, Kodeksu pracy, Kodeksu postępowania karnego i Kodeksu karnego.
10. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie na podstawie Zarządzenia Zarządu keeeper sp. z o. o.
Grzegorz Kicerman
Prezes Zarządu keeeper sp. z o.o.
ZARZĄDZENIE NR 16/2024
Zarządu keeeper sp. z o.o. w Bydgoszczy z dnia 01.10.2024 r.
w sprawie powołania Pełnomocnika Zarządu ds. Naruszeń Prawa
w keeeper sp. z o.o.
§ 1
Z dniem 07.10.2024 r. Zarząd keeeper powołuje Panią Małgorzatę Olszewską Asystentkę Zarządu do pełnienia funkcji Pełnomocnika Zarządu ds. Naruszeń Prawa jako osobę odpowiedzialną w organizacji za wdrażanie i przestrzeganie standardów określonych w REGULAMINIE ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH I OCHRONY SYGNALISTÓW W KEEEPER sp. z o.o.
§ 2
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 07.10.2024 r.
Grzegorz Kicerman
Prezes Zarządu keeeper sp. z o.o.
© keeeper GmbH | Wszelkie prawa zastrzeżone.
