keeeper sp. z o.o. è super severa con qualsiasi cosa che possa sembrare corruzione. Come azienda responsabile e affidabile, vogliamo fare la nostra parte per costruire un ambiente di lavoro di fiducia. La politica di tolleranza zero sulla corruzione vale per tutti i nostri dipendenti, collaboratori e partner commerciali.
La direzione di keeeper sp. z o.o. è responsabile dell’acquisizione, dell’implementazione e della creazione di una cultura organizzativa in cui la corruzione non abbia la minima possibilità di verificarsi e sia inaccettabile in qualsiasi forma.
La Politica anticorruzione deve essere ampiamente comunicata e promossa ai dipendenti e ai partner commerciali per garantire che sia correttamente compresa, implementata e rispettata.
Lo scopo della Politica anticorruzione è quello di stabilire regole di condotta uniformi per tutti i dipendenti, i partner commerciali e gli enti che intrattengono rapporti commerciali con la Società. La Politica anticorruzione è stata concepita per prevenire e contrastare gli abusi commessi a danno della Società e, nel caso in cui tali abusi vengano individuati, stabilisce regole di condotta uniformi. La procedura mira inoltre a garantire la trasparenza delle azioni della Società nei confronti dei suoi partner nell’ambiente commerciale.
È nostra responsabilità creare un ambiente di mercato sicuro e adottare misure per prevenire ogni forma di corruzione.
La Politica anticorruzione deve essere comunicata a tutti gli stakeholder di keeeper sp. z o.o. (compresi clienti, fornitori, rappresentanti, subappaltatori e altri partner commerciali).
Definizione di corruzione o clientelismo
La corruzione consiste nel richiedere, offrire, dare o accettare, direttamente o indirettamente, una tangente o qualsiasi altro vantaggio indebito o promessa di vantaggio, che distorce il corretto svolgimento di qualsiasi dovere o comportamento richiesto alla persona che riceve la tangente, il vantaggio indebito o la promessa dello stesso. I reati di natura corruttiva sono definiti nel Codice Penale come azioni che soddisfano gli elementi dei reati di cui agli articoli 229, 230 e 230a dello stesso Codice.
Altre pratiche economiche scorrette devono essere intese come azioni che non costituiscono attività corruttive, ma che sono comunque contrarie al principio della concorrenza leale o della buona morale commerciale e che costituiscono reati o illeciti economici.
Alla luce della Politica anticorruzione, la corruzione è, in particolare, la concussione e la legalizzazione dei proventi di tali pratiche.
La corruzione è l’offerta, la promessa o la concessione (forma attiva), la sollecitazione, la coercizione, l’accordo per ricevere una tangente, cioè la vendita (forma passiva) in qualsiasi forma, di qualsiasi valore, che può essere considerata un caso di induzione alla corruzione (attiva o passiva), che è contraria ai principi di condotta accettati, è illegale, ha le caratteristiche della corruzione, è immorale e viola la legge.
Il clientelismo/traffico di influenze è l’invocazione di influenza in un’istituzione con fondi pubblici o l’induzione di una convinzione o rassicurazione in un’altra persona dell’esistenza di tale influenza offrendo (clientelismo attivo) o cercando (clientelismo passivo) un intermediario per organizzare una questione in cambio di un vantaggio pecuniario o personale (ad esempio un lavoro, un contratto, un sostegno finanziario) o la promessa di tale vantaggio.
Principi della politica anticorruzione
Agiamo in modo equo, onesto, rispettabile e ci sforziamo di comportarci in modo moderno, dinamico e amichevole. Ci impegniamo a garantire apertura e trasparenza nelle nostre azioni. Grazie a questo atteggiamento, tutto il nostro ambiente di lavoro, in particolare i nostri clienti e fornitori, ci considera un’azienda responsabile e affidabile.
Agiamo in conformità con le leggi applicabili. Keeeper Ltd. adotta una politica di tolleranza zero nei confronti della corruzione e del clientelismo in tutti gli aspetti della sua attività.
In conformità con la politica adottata, le seguenti azioni sono vietate in ogni momento e in qualsiasi forma, sia indiretta che diretta, sia all’interno della nostra azienda che con i suoi stakeholder
- corruzione,
- estorsione o induzione,
- clientelismo,
- legalizzazione dei proventi della corruzione.
Una persona che segnala un sospetto di illecito o si rifiuta di partecipare a corruzione o clientelismo a pagamento non subirà conseguenze negative per la sua decisione.
Conformità alle leggi applicabili e alle convenzioni internazionali
Nella maggior parte dei paesi, l’atto di corruzione o il tentativo di corruzione è considerato un reato penale con sanzioni penali significative sotto forma di multe o reclusione, applicabili sia alle aziende che ai dipendenti.
Alcune di queste leggi sono atti internazionali di applicazione universale volti a combattere la corruzione (ad esempio la Convenzione dell’OCSE sulla lotta alla corruzione di pubblici ufficiali stranieri nelle transazioni commerciali internazionali, la Convenzione delle Nazioni Unite contro la corruzione).
Aree a rischio di corruzione (rischi di corruzione)
Regali e inviti legittimi (pasti, eventi, intrattenimenti) possono sostenere il processo di creazione,
mantenimento e sviluppo di relazioni commerciali significative.
È intenzione di keeeper che i propri dipendenti non si sentano esposti in tali situazioni ad accuse di intrattenere relazioni commerciali adottando comportamenti non conformi alle norme e ai regolamenti applicabili. Offrire o ricevere regali in modo ritenuto inappropriato può esporre sia i nostri dipendenti che la Società ad accuse di violazione delle leggi anticorruzione.
Pertanto, prima di accettare un regalo o di offrirlo a qualcuno, è necessario assicurarsi che la propria azione sia conforme alle regole adottate da keeeper sp. z o.o..
Ecco alcuni esempi di cose che non vanno bene:
- dare, promettere di dare, offrire o chiedere una gratificazione sotto forma di pagamento, regalo, viaggio, invito o qualsiasi altro vantaggio per ottenere un beneficio commerciale specifico o come ringraziamento per aver ottenuto un beneficio commerciale,
- dare, promettere di dare, offrire una gratificazione sotto forma di pagamento, regalo, un viaggio, un invito (pasti, intrattenimento) o qualsiasi altra forma di compenso a un funzionario governativo o a un intermediario allo scopo di facilitare o accelerare l’esecuzione di una procedura di routine,
- promettere di pagare o accettare un pagamento da una terza parte quando si sospetta o si ha motivo di credere che essa si aspetti in cambio un vantaggio commerciale specifico,
- accettare o promettere di accettare regali, viaggi, inviti (pasti, feste, intrattenimenti) o altri benefici da terzi.
Non accettiamo né diamo tangenti (gratifiche finanziarie). Tali gratifiche sono solitamente somme di denaro volte a garantire o accelerare le azioni di routine del personale amministrativo. Se vi trovate in una situazione in cui non avete altra scelta che dare una tangente, a causa di una minaccia alla vostra vita, salute o libertà, fate tutto il necessario per proteggervi e poi segnalate l’incidente al vostro supervisore il prima possibile. Ci aspettiamo che i terzi applichino i principi della nostra Politica con la dovuta diligenza.
Misure per prevenire la corruzione e il clientelismo
Sensibilizzazione e formazione
La Politica anticorruzione, come uno degli elementi del sistema di gestione, viene comunicata sia internamente che esternamente.
keeeper sp. z o.o. organizza attività di sensibilizzazione e formazione regolare dei dipendenti, compresa la formazione obbligatoria per i dipendenti più a rischio di corruzione, indipendentemente dalla loro posizione.
L’azienda fornisce ai propri dirigenti, dipendenti e collaboratori linee guida adeguate per identificare e prevenire il rischio di corruzione nei loro rapporti con i partner commerciali (rappresentanti, consulenti, fornitori, distributori, subappaltatori, collaboratori degli appaltatori).
Ottenere consulenza e informazioni
Se non sei sicuro di come agire in una situazione in cui c’è un rischio di corruzione o clientelismo, dovresti contattare il tuo supervisore, il Responsabile delle violazioni gestionali nominato dal Consiglio di amministrazione.
La prevenzione, l’individuazione e la segnalazione di casi di corruzione, nonché di altre forme di corruzione e di favoritismi, è una nostra responsabilità e quella di chi lavora sotto la nostra supervisione. Tutti i dipendenti di keeeper sono tenuti a evitare qualsiasi azione che possa portare a una violazione di questo principio.
Se sospetti che si sia verificata o che possa verificarsi in futuro una violazione di questo tipo, devi segnalarla immediatamente al tuo supervisore o al responsabile designato dal Consiglio di Amministrazione.
Meccanismo di segnalazione delle frodi
keeeper Ltd. ha un meccanismo per segnalare casi di corruzione e clientelismo, nonché reati o frodi relativi alla contabilità, al controllo interno e alla revisione contabile. I sospetti di violazione della politica anticorruzione di keeeper sp. z o.o. o di altre leggi possono essere segnalati attraverso lo stesso canale utilizzato per segnalare tutti i tipi di
comportamenti non etici:
- rivolgiti direttamente al tuo supervisore e, se necessario, al responsabile delle violazioni del Consiglio di Amministrazione.
- Un’altra forma di segnalazione disponibile è tramite e-mail all’indirizzo riservato: naruszenie.prawa@keeeper.pl.
I dipendenti di keeeper sp. z o.o. , agendo in buona fede, possono segnalare le loro preoccupazioni o chiedere consiglio in caso di sospetta violazione della Politica anticorruzione o di altre leggi, senza timore di ritorsioni, atti di discriminazione o procedimenti disciplinari. Le segnalazioni sono trattate in modo riservato e investigate con la dovuta diligenza.
Le segnalazioni fatte in malafede possono esporre l’autore a conseguenze disciplinari e legali.
I dati che permettono di identificare la persona che ha effettuato la segnalazione possono essere divulgati solo con il consenso di tale persona, a meno che non siano divulgati su richiesta di un’autorità autorizzata che agisce in base alla legge, in particolare su richiesta di un tribunale o di un pubblico ministero.
I dati che permettono di identificare la persona segnalata possono essere divulgati solo se la segnalazione è considerata legittima, a meno che non siano richiesti da un’autorità competente che agisce in base alla legge, in particolare da un tribunale o da un pubblico ministero.
Conservazione dei documenti, trasparenza e procedure di revisione
Le procedure di Keeeper sp. z o.o. per garantire l’integrità dei propri libri contabili e registri assicurano che i bilanci non possano essere utilizzati per nascondere attività di corruzione o di clientelismo.
Tutti i libri contabili, le fatture, le note e gli altri documenti relativi alle transazioni con terzi, quali clienti, fornitori e altri partner commerciali, devono essere preparati, conservati e sottoposti a revisione con il massimo livello di accuratezza e completezza.
Un dipendente che effettua pagamenti per conto dell’azienda deve sempre essere consapevole dello scopo del pagamento e valutare se è proporzionato al prodotto o al servizio. È responsabilità del dipendente ottenere sempre una ricevuta o una fattura che indichi il motivo del pagamento.
In caso di dubbi o domande sui pagamenti, il dipendente deve contattare il proprio superiore o il rappresentante designato dal Consiglio di Amministrazione.
keeeper sp. z o.o. ha delle procedure per garantire che i documenti che mostrano la corretta implementazione e l’efficace applicazione delle regole anticorruzione e contro il traffico di influenze siano conservati in modo sicuro.
Mappatura dei rischi
keeeper sp. z o.o. fa una mappatura dei rischi di corruzione e la aggiorna regolarmente.
Gestione della politica anticorruzione
Il Consiglio di Amministrazione di keeeper sp. z o.o. ha il compito di garantire che la Politica Anticorruzione sia in linea con il sistema giuridico, le buone pratiche e gli standard accettati di etica aziendale, e che le disposizioni della Politica siano correttamente implementate e rispettate dai dipendenti.
Il Consiglio di Amministrazione verifica l’efficacia delle misure anticorruzione su base continuativa, ma almeno una volta all’anno e in base alle esigenze e ai casi che si presentano.
